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La elecci贸n de las metodolog铆as de gesti贸n de proyectos define la forma de administrar un proyecto. Conoce algunas de las opciones m谩s comunes y c贸mo elegir la m谩s adecuada para tu proyecto.

驴Qu茅 es una metodolog铆a de gesti贸n de proyectos?

El diccionario Diccionario del espa帽ol de M茅xico (DEM) define 'metodolog铆a' como "Estudio y exposici贸n de los m茅todos que se aplican en cierta disciplina, desde el punto de vista de su sistematicidad, sus aplicaciones, etc.鈥� []. En el 谩mbito de la gesti贸n de proyectos, se tratar铆a de un conjunto de reglas y procesos que definen c贸mo se gestiona un proyecto.

Cuando se habla de metodolog铆as de gesti贸n de proyectos (PMM), es probable que encuentres una variedad de t茅rminos鈥攁lgunos de ellos son verdaderas metodolog铆as y otros se describir铆an m谩s exactamente como principios o filosof铆as. A los efectos de esta discusi贸n, consideraremos una variedad de t茅rminos a los que a menudo se hace referencia como PMM, incluso si no satisfacen t茅cnicamente la definici贸n.

12 metodolog铆as populares de gesti贸n de proyectos

A menudo, una de las primeras decisiones que tomar谩s como gerente de proyectos (project managers o PMs) es qu茅 metodolog铆a seguir. A medida que la industria ha evolucionado a lo largo de los a帽os, tambi茅n lo han hecho las opciones de metodolog铆a de gesti贸n de proyectos. Ten en cuenta que no existe una 煤nica opci贸n, sino que la mejor metodolog铆a es la que mejor se adapta a tu proyecto, equipo y empresa.

Antes de hablar de c贸mo elegir la metodolog铆a, echemos un vistazo a algunas opciones habituales en la gesti贸n de proyectos.

Aprende m谩s: 驴Qu茅 es un gerente de proyectos? Una gu铆a de carreras

1. Cascada

El m茅todo cascada o Waterfall, dise帽ado por primera vez por Winston W. Royce en 1970 para el desarrollo de software, se considera un enfoque m谩s tradicional y lineal para gestionar un proyecto. Con la metodolog铆a Waterfall, un proyecto fluye a trav茅s de una serie de pasos o fases. Por lo general, cada una de ellas debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente.聽

Etapas del modelo de cascada

1. Requisitos: En esta primera fase, trabajar谩s con los interesados para definir claramente los requisitos del proyecto.

2. Dise帽o: En la fase cr铆tica de dise帽o es cuando planificar谩s c贸mo ser谩 el producto final y qu茅 pasos debe dar tu equipo para conseguirlo.

3. Ejecuci贸n: Aqu铆 pondr谩s en pr谩ctica toda la planificaci贸n. En el caso de los proyectos de software, es cuando los programadores escribir谩n el c贸digo real.

4. Verificaci贸n: Durante la verificaci贸n, tu equipo probar谩 el producto para asegurarse de que cumple los requisitos establecidos en la primera fase.

5. Mantenimiento: Una vez finalizado el proyecto, el equipo de desarrollo responder谩 a los comentarios y realizar谩 las modificaciones necesarias.

Cu谩ndo utilizar la metodolog铆a cascada

El flujo l贸gico de la cascada la convierte en una opci贸n excelente para proyectos cortos y predecibles en los que se tiene una visi贸n clara del producto final y unos requisitos fijos que no es probable que cambien. Es la m谩s adecuada para equipos y PMs que destacan en la planificaci贸n y la documentaci贸n.

2. 脕gil

脕gil o Agile adopta un enfoque iterativo de la gesti贸n de proyectos. El Manifiesto 脕gil fue creado por varios l铆deres de la industria del desarrollo de software como una forma de adaptarse a la r谩pida evoluci贸n de la tecnolog铆a en ese momento.

Aunque t茅cnicamente no es una metodolog铆a completa鈥攁doptar Agile no te proporcionar谩 un plan completo sobre c贸mo gestionar tus proyectos鈥擜gile ofrece una serie de valores y principios para promover la agilidad y la eficiencia en el proceso de desarrollo.

Lee m谩s: 驴Qu茅 es Agile? Y cu谩ndo utilizarlo

Cuatro valores fundamentales de Agile

1. Los individuos y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas: Gestionar un proyecto en torno a tu equipo 谩gil en lugar de tus herramientas puede ayudar a que tu equipo sea m谩s receptivo y adaptable.

2. El software de trabajo por encima de la documentaci贸n exhaustiva: La documentaci贸n exhaustiva que implicaban las antiguas t茅cnicas de desarrollo de software sol铆a provocar grandes retrasos. En Agile seguir谩s produciendo documentaci贸n, pero el enfoque se desplaza a la funcionalidad.

3. Colaboraci贸n con el cliente en lugar de negociaci贸n de contratos: En lugar de elaborar cada detalle de un proyecto al principio, este m茅todo mantiene a los clientes y a los consumidores involucrados en cada etapa del proceso de desarrollo colaborativo. Esto es especialmente 煤til cuando un cliente tiene requisitos poco claros o cambiantes.

4. Responder a los cambios en lugar de seguir un plan: En lugar de adelantar toda la planificaci贸n de un proyecto, Agile fomenta las iteraciones cortas que ayudan a que los cambios sean una mejora y no un gasto.

Cu谩ndo utilizar Agile

Un enfoque 谩gil funciona bien en proyectos creativos en los que los requisitos pueden cambiar a lo largo del proceso y los detalles finales del producto a煤n no est谩n establecidos. Tambi茅n es una buena opci贸n para los proyectos en los que los clientes o las partes interesadas prefieren ofrecer sus comentarios con regularidad, en lugar de hacerlo solo cuando se entrega el producto final.

3. Scrum

Scrum es un marco Agile ligero dise帽ado para ayudar a los equipos autoorganizados a desarrollar proyectos m谩s complejos. El marco incluye un conjunto de roles y reuniones centradas en los valores de compromiso, valor, enfoque, apertura y respeto.

Para entender mejor Scrum, echemos un vistazo a algunos de sus roles y pr谩cticas.

Sprint: Ciclo de desarrollo corto (normalmente un mes o menos) en el que un equipo crea un incremento de producto utilizable y (con suerte) liberable

Scrum master: L铆der del equipo responsable de entrenar al equipo en el m茅todo Scrum, organizar las reuniones y eventos de Scrum, y asegurarse de que los miembros del equipo tienen el apoyo que necesitan para tener 茅xito

Scrum diario: Reuni贸n de 15 minutos que se celebra cada d铆a de un sprint en la cual el equipo planifica el trabajo para las siguientes 24 horas

Lista de productos pendientes: Lista priorizada del trabajo que queda por hacer en un producto

Propietario del producto: Persona responsable de maximizar el valor del producto mediante la gesti贸n del backlog del producto

Equipo de desarrollo: Roles responsables del trabajo de desarrollo real de un proyecto

Revisi贸n del sprint: Sesi贸n informal en la cual el equipo de desarrollo presenta sus iteraciones terminadas a las partes interesadas para obtener sus comentarios

Cu谩ndo utilizar Scrum

El m茅todo Scrum, mejor para equipos autogestionados y una cultura abierta a la innovaci贸n, puede ayudar a llevar los productos al mercado m谩s r谩pidamente. Los ciclos de desarrollo cortos y la frecuente participaci贸n de las partes interesadas suelen dar lugar a un producto de mayor calidad.

4. Kanban

Kanban es un m茅todo 谩gil de gesti贸n de proyectos que ayuda a visualizar el flujo de trabajo para mejorar la eficiencia. El m茅todo se inici贸 en la industria manufacturera japonesa antes de ganar popularidad en muchos campos.

En el centro del m茅todo Kanban se encuentra un tablero Kanban, una herramienta f铆sica o digital que divide el flujo de trabajo en columnas organizadas por etapas de desarrollo, como tareas pendientes, en curso y completadas. Esto ayuda a eliminar la multitarea al animar a los equipos a centrarse en s贸lo unas pocas tareas a la vez. Tambi茅n facilita que tanto el equipo como las partes interesadas vean r谩pidamente en qu茅 fase del proceso de desarrollo se encuentra el equipo.

驴Sab铆as que鈥�?

La palabra "kanban" significa "cartel" en japon茅s. El m茅todo fue desarrollado por Toyota en la d茅cada de 1940.

Seis pr谩cticas de kanban

1. Visualizar el flujo de trabajo. El tablero kanban visualiza la carga de trabajo de un equipo de una manera que es f谩cil de entender y ejecutar

2. Limitar el trabajo en curso. Restringir el n煤mero de tareas en las que trabaja un equipo en un momento dado ayuda a mantener la concentraci贸n

3. Manejar el flujo. Este m茅todo cambia el enfoque de la gesti贸n de las personas a la gesti贸n de un flujo de trabajo fluido

4. Hacer expl铆citas las pol铆ticas. Que sean sencillas, visibles y f谩ciles de entender

5. Utilizar circuitos de retroalimentaci贸n. Revisar peri贸dicamente los objetivos del proyecto ayuda al equipo a responder a los cambios y a aprovechar las nuevas oportunidades

6. Mejorar en colaboraci贸n. Los equipos con una visi贸n compartida pueden trabajar juntos para lograr una mejora continua. Estas evoluciones deben basarse en las m茅tricas y la experimentaci贸n

Cu谩ndo utilizar kanban

Si quieres limitar la planificaci贸n y las reuniones y centrarte en la mejora continua, kanban puede ser una buena opci贸n. Es particularmente eficaz para ayudar a los equipos a trabajar con grandes atrasos o a lidiar con las frecuentes solicitudes de las partes interesadas.

5. Lean

La metodolog铆a Lean se centra en maximizar el valor reduciendo los residuos y mejorando la eficiencia. Es otro m茅todo que procede de Toyota y cuya popularidad se ha extendido m谩s all谩 de la fabricaci贸n.聽

Cinco principios b谩sicos de Lean

La metodolog铆a Lean se centra en cinco principios, esbozados en el libro The Machine that Changed the World y Lean Thinking.

1. Entender el valor. Piense en el valor desde la perspectiva del cliente. 驴Qu茅 est谩 dispuesto a pagar?

2. Identificar el flujo de valor. Utiliza t茅cnicas visuales para trazar un mapa de las acciones necesarias para desarrollar y lanzar un producto. Utiliza este mapa para identificar las 谩reas de desperdicio.

3. Crear un flujo de valor. Puedes conseguirlo eliminando los desperdicios debidos a cosas como el exceso de inventario, el tiempo de espera o la realizaci贸n de m谩s trabajo del necesario.

4. Utiliza un enfoque "pull". Entrega el valor a medida que el cliente lo solicite. Esto mantiene el enfoque en la entrega de lo que el cliente realmente quiere mientras que se elimina el tiempo dedicado a las caracter铆sticas que podr铆an ser superfluas o innecesarias.

5. Mejorar continuamente. Busca siempre la perfecci贸n evaluando el proyecto con regularidad para encontrar formas de reducir los residuos y aumentar el valor.

Cu谩ndo utilizar Lean

El enfoque en la eliminaci贸n de los residuos hace que Lean se adapte de forma natural a los proyectos de fabricaci贸n m谩s tradicionales. Pero tambi茅n puede ser eficaz en otros sectores, sobre todo cuando se quiere mantener el enfoque del desarrollo en el cliente en primer lugar.

6. M茅todo del camino cr铆tico (Critical Path Method, CPM)

El M茅todo del Camino Cr铆tico define la secuencia m谩s larga de tareas que deben realizarse para completar con 茅xito un proyecto. Se trata de las tareas que, si se estancan, pueden provocar retrasos en todo el proyecto. El m茅todo tambi茅n traza las dependencias entre las tareas y una estimaci贸n del tiempo que llevar谩 cada una de ellas.

El trazado de estos elementos puede ayudar a establecer los plazos importantes del proyecto y a definir un calendario m谩s preciso.

Cu谩ndo utilizar el CPM

El CPM es mejor para proyectos con una serie de tareas bien definidas que deben realizarse en un orden determinado (proyectos de construcci贸n, por ejemplo). Es una buena opci贸n para mantener los proyectos con un plazo fijo en el calendario.

7. Gesti贸n de la cadena cr铆tica (Critical Chain Method, CCM)

Mientras que el CPM se centra en el tiempo, el M茅todo de la Cadena Cr铆tica desplaza el foco a la cadena de suministro. Este m茅todo se utiliza para trazar una ruta cr铆tica basada en la disponibilidad de recursos. Estos recursos pueden ser personas, espacio f铆sico, equipos u otros componentes f铆sicos. A diferencia de un mapa CPM, un mapa CCM incluye "topes" o 鈥渂耻蹿蹿别谤蝉鈥� programados para recordar al equipo del proyecto que un determinado recurso es necesario para terminar una tarea cr铆tica.

Cu谩ndo utilizar CCM

CCM es adecuado para proyectos que dependen de recursos limitados o sensibles al tiempo para ser completados. La sobreestimaci贸n de la duraci贸n de las tareas mediante la incorporaci贸n de buffers ayuda a los equipos a cumplir los plazos incluso ante circunstancias imprevistas.

8. PRINCE2

PRINCE2 significa Projects in Controlled Environments o Proyectos en Entornos Controlados. Es una metodolog铆a de gesti贸n de proyectos basada en procesos que se utiliza para responder a ciertas preguntas b谩sicas en el desarrollo de productos:

• 驴Qu茅 quieres lograr?

• 驴Cu谩ndo empezar谩s?

• 驴Qu茅 necesitas para completarlo?

• 驴Necesitas ayuda?

• 驴Cu谩nto tiempo tomar谩?

• 驴Cu谩nto costar谩?

Aunque es utilizado principalmente por el gobierno brit谩nico, el m茅todo PRINCE2 se ha aplicado a proyectos de diversos sectores en todo el mundo. El m茅todo est谩 dise帽ado para adaptarse a una gran variedad de proyectos.

Cu谩ndo utilizar PRINCE2

PRINCE2 se utiliza en m谩s de 150 pa铆ses diferentes. Si tu proyecto implica a partes interesadas multinacionales, puede valer la pena considerar este m茅todo. Tu enfoque en una organizaci贸n s贸lida lo hace m谩s apropiado para proyectos complejos pero predecibles.

9. PMBOK

El Project Management Body of Knowledge, o PMBOK para abreviar, no es tanto una metodolog铆a como una recopilaci贸n de las mejores pr谩cticas y directrices esbozadas por el Project Management Institute (PMI).

驴Sab铆as qu茅鈥�?

La Gu铆a del PMBOK se encuentra actualmente en su s茅ptima edici贸n, publicada en 2021. Esta edici贸n refleja toda la gama de enfoques de desarrollo y la evoluci贸n de la profesi贸n de gesti贸n de proyectos.

El libro, actualizado peri贸dicamente por el PMI, desglosa los proyectos en las siguientes etapas, a menudo denominadas ciclo de vida de un proyecto:

1. 滨苍迟谤辞诲耻肠肠颈贸苍

2. Crecimiento

3. Madurez

4. Declive/retirada

Para las grandes empresas que gestionan m煤ltiples proyectos, el PMBOK puede ayudar a estandarizar la terminolog铆a y las pr谩cticas en los distintos departamentos.

Cu谩ndo utilizar el PMBOK

Casi todas las empresas y proyectos pueden beneficiarse de las pr谩cticas estandarizadas que se describen en el PMBOK. Los gerentes de proyecto que persiguen la Certificaci贸n de Profesional de Gesti贸n de Proyectos (PMP) querr谩n estar familiarizados con el material.

10. PRiSM

El modelo de gesti贸n de proyectos PRiSM (Projects Integrating Sustainable Methods) hace hincapi茅 en la sostenibilidad medioambiental. En concreto, el m茅todo se centra en minimizar los riesgos ecol贸gicos y aumentar los beneficios que puedan afectar a las cinco P: personas, planeta, prosperidad, proceso y productos.

A diferencia de otras metodolog铆as, el PRiSM examina los proyectos m谩s all谩 del 谩mbito del desarrollo para considerar su impacto m谩s all谩 de la entrega.

Seis principios de PRiSM

1. Compromiso y responsabilidad: Las organizaciones deben asumir la responsabilidad de un medio ambiente limpio, el bienestar de los empleados y la igualdad de oportunidades.

2. 脡tica y toma de decisiones: Todas las decisiones deben tener en cuenta los impactos a corto y largo plazo tanto en la sociedad como en el medio ambiente.

3. Integraci贸n y transparencia: Los proyectos deben promover los beneficios financieros, ambientales y sociales en todos los niveles pol铆ticos.

4. Basados en principios y valores: Los proyectos deben utilizar la tecnolog铆a para utilizar los recursos de forma m谩s eficiente.

5. Equidad social y ecol贸gica: Los gerentes de los proyectos deben evaluar cualquier impacto que un proyecto pueda tener en las poblaciones vulnerables o en las 谩reas ambientalmente sensibles utilizando datos demogr谩ficos.

6. Prosperidad econ贸mica: La planificaci贸n fiscal debe equilibrar las necesidades de las partes interesadas de la empresa y de las generaciones futuras.

Cu谩ndo utilizar el PRiSM

Este enfoque es el mejor para proyectos con un impacto medioambiental establecido, como los proyectos inmobiliarios e industriales. No es tan 煤til para cosas como el desarrollo de software, donde el impacto ambiental es menos preocupante.

11. Six Sigma

Six Sigma, un proceso de gesti贸n de la calidad desarrollado en Motorola en la d茅cada de 1980, comprende un conjunto de herramientas y t茅cnicas para eliminar los errores en el desarrollo. Esto puede ayudar a reducir los costes y las quejas de los clientes derivadas de los errores.

El m茅todo suele adoptar un enfoque de cinco fases para mejorar los procesos existentes:

1. Definir: Analizar un problema empresarial desde la perspectiva del cliente

2. Medir: Medir el problema en t茅rminos de datos y definir una m茅trica de rendimiento

3. Analizar: Cuantificar los objetivos y determinar si el proceso es eficiente y eficaz

4. Mejorar: Encuentra formas de mejorar la aplicaci贸n del proceso.

5. Controlar: Implantar y mantener la soluci贸n.

Cu谩ndo utilizar Six Sigma

Six Sigma tiende a ser m谩s eficaz en las grandes organizaciones con varios cientos de empleados o m谩s.

12. Gesti贸n extrema de proyectos (XPM)

Doug DeCarlo, el creador de la Gesti贸n Extrema de Proyectos (XPM) la define como "el arte y la ciencia de facilitar y gestionar el flujo de pensamientos, emociones e interacciones de forma que se produzcan resultados valiosos en condiciones turbulentas y complejas."

Este enfoque flexible ayuda a los equipos a adaptarse a las inc贸gnitas que surgen durante un proyecto, incluidos los frecuentes cambios de requisitos y las complejas necesidades del proyecto. En el caso de los proyectos de desarrollo de software, a veces se denomina programaci贸n extrema.

Cu谩ndo utilizar el XPM

El XPM funciona mejor en ciclos de desarrollo cortos con especificaciones de producto menos definidas. Los equipos a los que les gusta experimentar para ver qu茅 funciona pueden prosperar con este m茅todo.

Metodolog铆as h铆bridas

Al igual que no existe el "mejor" m茅todo para gestionar un proyecto, tampoco hay que limitarse a una sola opci贸n. Los gerentes de proyectos han mezclado y combinado para crear nuevos enfoques h铆bridos, como Lean Six Sigma o Scrumban (Scrum y Kanban).

C贸mo elegir una metodolog铆a de gesti贸n de proyectos

El mejor m茅todo de gesti贸n de proyectos para ti depender谩 de tu proyecto, equipo, organizaci贸n y herramientas. Echemos un r谩pido vistazo a algunas cosas que hay que tener en cuenta y a las preguntas que debes hacerte al elegir una metodolog铆a de gesti贸n de proyectos.

1. Eval煤a el proyecto. 驴Tu proyecto tiene requisitos fijos o flexibles? 驴El producto final est谩 bien definido o el equipo adoptar谩 un enfoque creativo para definirlo? 驴Qu茅 grado de complejidad tiene y cu谩nto tiempo tardar谩 en completarse? 驴Qu茅 recursos f铆sicos est谩n implicados? 驴Estar谩n las partes interesadas o los clientes f谩cilmente disponibles, y qu茅 grado de participaci贸n les gustar铆a tener?

2. Piensa en tu equipo. Algunos m茅todos funcionan bien con equipos peque帽os y autogestionados. Otros se prestan a la estructuraci贸n de equipos multifuncionales m谩s grandes. Tambi茅n ten en cuenta a qu茅 m茅todo puede estar acostumbrado tu equipo. 驴Los beneficios de aplicar un nuevo m茅todo compensan el costo del tiempo que supones ense帽arlo?

3. Observa la organizaci贸n. 驴Cu谩les son los objetivos y valores de tu empresa? Querr谩s elegir una metodolog铆a que se ajuste a estos elementos. Algunas empresas pueden preferir y emplear un enfoque particular al que tendr谩s que adaptarte.

4. Piensa en tus herramientas. Algunas herramientas de gesti贸n de proyectos son lo suficientemente flexibles como para trabajar con diferentes metodolog铆as. Otras pueden ser m谩s espec铆ficas para un enfoque concreto. Aseg煤rate de que las herramientas y el software que dominas son adecuados para cualquier metodolog铆a que elijas.

Pr贸ximos pasos

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