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驴Qu茅 es el ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos?

El ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos es un marco paso a paso de las mejores pr谩cticas utilizadas para guiar un proyecto desde su inicio hasta su final. Proporciona a los gestores de proyectos una forma estructurada de crear, ejecutar y finalizar un proyecto.

Este proceso de gesti贸n de proyectos suele incluir cuatro fases: inicio, planificaci贸n, ejecuci贸n y cierre. Algunos pueden incluir tambi茅n una quinta fase de "seguimiento y control" entre las etapas de ejecuci贸n y cierre. Al seguir cada paso, un equipo de proyectos aumenta las posibilidades de alcanzar sus objetivos.

El ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos proporciona a los proyectos la estructura y las herramientas necesarias para garantizar su 茅xito. Como gestor de proyectos, es un proceso que querr谩s conocer bien.

Aprende m谩s: 驴Qu茅 hace un gestor de proyectos? Una gu铆a profesional

El ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos: 4 pasos

1. Iniciaci贸n

En la fase de iniciaci贸n, definir谩s el proyecto. Determinar谩s los objetivos, el alcance y los recursos del proyecto, as铆 como las funciones necesarias en el equipo. Aclarar qu茅 esperan las partes interesadas del proyecto y qu茅 es exactamente lo que el proyecto pretende conseguir (y por qu茅) dar谩 al proyecto y al equipo una direcci贸n clara.

Esta es una fase crucial para el 茅xito del proyecto. Sin claridad sobre lo que hay que conseguir y por qu茅, el proyecto corre el riesgo de no alcanzar los objetivos finales ni satisfacer las expectativas de las partes interesadas.

Estos son algunos de los pasos que tomar谩s durante la fase de iniciaci贸n:

• Identificar谩s el alcance del proyecto.

• Elaborar谩s una propuesta y una carta de proyecto.

• Confirmar谩s el tama帽o del equipo y las funciones necesarias.

• Aclarar谩s los recursos, como el presupuesto y las limitaciones de tiempo.

• Determinar谩s con qu茅 frecuencia y qu茅 partes interesadas participar谩n en el proyecto.

• Determinar谩s los objetivos SMART (espec铆ficos, medibles, alcanzables, pertinentes y con plazos).

• Te comunicar谩s con las partes interesadas para entender el prop贸sito y los resultados deseados del proyecto.

Los instrumentos y documentos que utilizar谩s en la fase de iniciaci贸n pueden incluir los siguientes:

• Propuesta de proyecto: La propuesta de proyecto define un proyecto y resume las fechas clave, los requisitos y los objetivos.

• Acta de constituci贸n del proyecto (project charter): Se trata de un documento definitivo que describe el proyecto y los principales detalles necesarios para alcanzar sus objetivos. Puede incluir los riesgos potenciales, los beneficios, las limitaciones y las principales partes interesadas.

• Gr谩fico RACI: Un gr谩fico RACI traza las funciones y responsabilidades de los miembros de un equipo de proyectos

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2. Planificaci贸n

En la fase de planificaci贸n, determinar谩s los pasos para alcanzar realmente los objetivos del proyecto鈥攅l "c贸mo" de completar un proyecto.聽

Establecer谩s presupuestos, plazos e hitos, y buscar谩 los materiales y documentos necesarios. Este paso tambi茅n implica el c谩lculo y la previsi贸n de riesgos, la puesta en marcha de procesos de cambio y la definici贸n de protocolos de comunicaci贸n. Si la fase de iniciaci贸n consiste en reunir a tus tropas, la fase de planificaci贸n consiste en decidir qu茅 hacer con ellas.

La fase de planificaci贸n puede incluir los siguientes pasos:

• Establecer procesos de cambio

• Decidir los hitos que conducen a la consecuci贸n del objetivo

• Celebrar una reuni贸n de lanzamiento para iniciar el proyecto

• Evaluar y gestionar los riesgos mediante la creaci贸n de un registro de riesgos

• Determinar c贸mo y con qu茅 frecuencia te comunicar谩s con los miembros del equipo y las partes interesadas

• Desarrollar un calendario para las tareas y los hitos, que incluya estimaciones de tiempo y posibles topes de tiempo

• Crear y firmar documentos como acuerdos de no divulgaci贸n (NDA por sus siglas en ingl茅s) o solicitudes de propuestas (RFP por sus siglas en ingles)

Las herramientas que podr铆as utilizar en esta fase son las siguientes:

• Diagrama de Gantt: Un gr谩fico de barras horizontales en el que los miembros pueden ver qu茅 tareas deben completarse y en qu茅 orden, y cu谩nto tiempo se espera que lleve cada una

• Registro de riesgos: Un gr谩fico que enumera los riesgos asociados al proyecto, junto con sus probabilidades, impactos potenciales, niveles de riesgo y planes de mitigaci贸n

Aprende m谩s: C贸mo gestionar los riesgos del proyecto: Una gu铆a de 5 pasos

3. Ejecutar y completar las tareas

Ejecutar un proyecto significa poner en marcha el plan y mantener al equipo en el camino correcto. En general, esto significa seguir y medir el progreso, gestionar la calidad, mitigar el riesgo, gestionar el presupuesto y utilizar los datos para tomar decisiones.

Los pasos espec铆ficos en esta fase pueden incluir:

• Registrar costos

• Responder a los riesgos cuando se manifiesten

• Incorporar cambios mediante solicitudes de cambio

• Mantener a las partes interesadas informadas del progreso

• Mantener a los miembros del equipo motivados y atentos a las tareas

• Utilizar herramientas como el GANTT o los gr谩ficos de desglose para seguir el progreso de las tareas

Algunas herramientas que puedes utilizar en esta fase son:

• Solicitudes de cambio: Estos son documentos que se utilizan para proponer cambios en el alcance o los objetivos de un proyecto

• Gr谩fico de desglose: Este gr谩fico desglosa las tareas a un nivel granular y visualiza la cantidad de tiempo restante

4. Cerrar los proyectos

En la fase de cierre del ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos, concluir谩s las actividades del proyecto, entregar谩s el producto o servicio terminado a sus nuevos propietarios y evaluar谩s las cosas que han ido bien y las que no han ido tan bien. Tambi茅n ser谩 el momento de celebrar el trabajo duro realizado.

Los pasos de la fase de cierre pueden incluir:

• Crear un informe de cierre del proyecto

• Celebrar el final del proyecto y sus 茅xitos

• Comunicarte con los nuevos propietarios de un proyecto

• Comunicar a las partes interesadas el final del proyecto y presentar un informe de impacto

• Llevar a cabo retrospectivas y tomar notas de los cambios que puedes implementar en el futuro

Las herramientas utilizadas en la fase de cierre son las siguientes:

• Informe de impacto: Este informe recopila una serie de m茅tricas que muestran c贸mo tu proyecto marc贸 la diferencia y se presenta a las partes interesadas

• Informe de cierre del proyecto: El informe de cierre del proyecto ofrece un resumen de los logros del proyecto y proporciona lecciones clave para que los futuros gestores de proyectos puedan consultarlas

El siguiente v铆deo ofrece una visi贸n general del ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos. Esto es un resumen de la Certificaci贸n de Profesional de Gesti贸n de proyectos de Google.

Comenzando en la gesti贸n de proyectos

Dominar todos los pasos del ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos es un proceso continuo que continuar谩 a lo largo de tu carrera. Aprender los aspectos formales鈥攍as herramientas, los pasos y el vocabulario utilizados en el proceso鈥攖e puede preparar para el 茅xito en tus comienzos como gerente de proyectos. Si est谩s interesado en profundizar en tus conocimientos sobre la gesti贸n de proyectos, considera la posibilidad de obtener el Certificado profesional de Gesti贸n de proyectos de Google para aprender las habilidades de gesti贸n de proyectos para el trabajo a tu propio ritmo.